At holde styr på vigtige dokumenter er nøglen til at drive en virksomhed effektivt og overholde lovgivningen.
Her er en guide med praktiske råd og typiske fejl, du bør undgå.
Kontrakter
Skriftlige kontrakter er afgørende for at fastsætte klare vilkår med kunder, leverandører eller partnere. Uden detaljerede kontrakter kan misforståelser opstå og føre til konflikter. For eksempel kan en leveringskontrakt forhindre uklarheder om ansvar og betaling.
Fakturaer
Fakturaer dokumenterer din indkomst. Sørg for, at alle fakturaer indeholder nødvendige detaljer som CVR-nummer, fakturanummer og momsbeløb. Dette gør det lettere at dokumentere din omsætning under revision og skaber overblik over din økonomi.
Registreringsdokumenter og bevis for ejerskab
Det er vigtigt at have opdaterede registreringsdokumenter og bevis for ejerskab, såsom virksomhedens registreringsbevis fra Erhvervsstyrelsen og dokumenter, der beviser ejerskabsandele. Disse er vigtige for juridiske formål, finansielle aftaler og samarbejder med partnere eller investorer.
Regnskabsbilag
Det er lovpligtigt at gemme kvitteringer for alle dine udgifter i mindst fem år. Dette inkluderer alt fra materialeomkostninger til driftsudgifter. Digital opbevaring kan gøre arbejdet lettere og sikre hurtig adgang til bilagene.
Skattemæssige dokumenter
Skattemæssige dokumenter som selvangivelser og momsregnskaber er afgørende for at overholde skattelovgivningen. Fejl eller manglende dokumentation kan føre til dyre bøder, så sørg for at håndtere alt fra momsindberetninger til fradragsberettigede udgifter korrekt.
Ansættelseskontrakter
Hvis du har ansatte, skal du have skriftlige kontrakter, der beskriver arbejdsbetingelser, løn og arbejdstid. Dette er et krav ifølge Arbejdsmiljøloven og beskytter både dig og dine medarbejdere mod uforudsete problemer.
Finansielle dokumenter
At have omfattende finansielle optegnelser såsom budgetter, cash flow-opgørelser og resultatopgørelser er vigtigt for at følge virksomhedens økonomiske sundhed. Disse dokumenter hjælper med at planlægge udgifter, styre indkomst og træffe informerede beslutninger. Præcise finansielle optegnelser er også afgørende for skatterapportering, lån og præsentation af virksomhedens økonomiske stabilitet over for investorer.
5 typiske fejl, du bør undgå
1: At stole på mundtlige aftaler uden skriftlig kontrakt
2: Ufuldstændige fakturaer uden vigtige detaljer
3: At miste eller opbevare bilag forkert
4: At overse deadlines for skatteindberetning
5: At bruge uklare ansættelseskontrakter
Brug for hjælp?
Hvis du har spørgsmål om dokumentation, kan du altid kontakte Finklusiv for støtte og vejledning.
